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巧用項目管理小工具,使會議管理更高效!

“工欲善其事必先利其器”

 

會議管理說難不難,說簡單不簡單,“工欲善其事必先利其器”,我們試著運用一些有效的項目管理小工具,使得會議管理更加簡潔、高效。

 

步驟一:運用5W-H工具,發(fā)出會議通知

 

序號

關(guān)鍵詞

具體描述

作用

1

WHY

為什么要開會?

判斷會議的必要性

2

WHAT

會議內(nèi)容有哪些?

明確會議議程,搜集會議資料

3

WHO

誰來主持?誰來參會?

明確與會議相關(guān)的與會者,確保出席人員的代表性;主持人的確定也能在一定程度上確保會議的有效進行

注:不同類型的會議需要邀請不同人員,從而達到會議的目的——邀請不相干的人員來參會是浪費;沒有邀請相關(guān)人員來參會,會議也是低效的

4

WHEN

何時開會?會議時長?

1.需要確保會議時間能確保盡可能多的與會代表(或委托人)參會

2.會議時間的控制也有助于聚焦會議目標的達成

5

WHERE

何地開會?

會議地點的選擇取決于主持人、匯報人及重要與會者方便參與的地點;也可以根據(jù)需要設(shè)置主會場和分會場

6

HOW

如何開會?

根據(jù)會議的重要程度,可以選擇集中開會,或者視頻/電話會議;一般來說,面對面的交流效果_好

注:若召開視頻、電話會議,需要提前向IT申請

   

    上述問題過一遍,會議通知的雛形就基本上有了,接下去請示一下主持人和重要與會者的意見,就可以正式發(fā)放會議通知了。當然,在以上幾個要素不是特別明朗,但我們還是需要召開相關(guān)會議時,發(fā)出預(yù)通知有時候也是一種選擇。

 

步驟二:管理溝通,確保會議出席率

 

我們通常會使用OUTLOOK來統(tǒng)計出席率,但由于大家使用習(xí)慣不同,不能確保所有人都能及時反饋。在這種情況下,會前及時溝通確認出席率是十分重要的,尤其是重要與會者不能出席的情況下,需要盡快授權(quán)委托人,使得會議決議的有效。當然,我們也可以使用便捷的短信或微信平臺來起到加強提醒的作用。

除了與重要與會者加強溝通外,與主持人和匯報人的溝通也必不可少。與主持人溝通,是要確保會前議程的準確性;與匯報人溝通,是確保會議資料的完備性和可視化。

但凡事有風(fēng)險,即使會前有過溝通確認,并不能_重要與會者都記得參與會議。在正式會議開始前,再行_終確認,不至于在會議開始后變得手忙腳亂。

 

步驟三:加強會中管理,確保會議有效

 

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