別再“無效”開會了！如何組織和管理一場高效的會議？秘籍在此

原創(chuàng)2025-02-24小艾老師

PMP項目管理認證知識體系考證須知證書含金量培訓(xùn)大綱 3分鐘小視頻我要提問

PMP 認證是由美國項目管理協(xié)會（PMI）發(fā)起的，嚴格評估項目管理人員知識技能是否具有高品質(zhì)的資格認證考試。PMP 認證在全球206個國家和地區(qū)得到了廣泛的認可，是項目管理領(lǐng)域含金量最高的認證。

中文名PMP項目管理認證
英文名Project Management Professional
英文簡稱PMP
頒證機構(gòu)PMI（美國項目管理協(xié)會）
證書類別項目管理，PM
同類認證PRINCE2、國家軟考（中項/高項）

2025年2月17日，北京，一場規(guī)格非常高的民營企業(yè)會議引發(fā)了廣泛關(guān)注。

剛開始，官方發(fā)布了一張背影合照，照片中烏泱泱的一片后腦勺，于是網(wǎng)友們紛紛開啟了“猜人模式”。誰是誰，哪個腦袋像馬云，哪個又像雷軍……好不熱鬧……小艾老師也盯著這張照片看了好久，后來官方公布了正式名單，小艾老師一對，嚯，自己還猜對好幾個呢！

這場會議釋放出了一個非常強烈的信號：國家對民營經(jīng)濟的支持和鼓勵（特別是對科技企業(yè)充滿了諸多期許）。

尤其是這兩位，小艾老師看資料才知道梁文鋒（DeepSeek創(chuàng)始人，AI）（左）是85年的，王興興（宇樹科技創(chuàng)始人，機器人）（右）是90年的，跟大家熟知的那些“老前輩”相比，都顯得好年輕，瑞思拜~~~~~

好了，言歸正傳，今天，小艾老師不打算聊這場會議，而是想聊一聊“開會”這個話題。畢竟，不管是在這樣的大型會議上，還是在我們?nèi)粘９ぷ髦校_會都是不可避免的。那么，如何開好會議，確保會議目標的達成呢？接下來，我們就從PMP（項目管理）、CBAP（商業(yè)分析）、CBPP（流程管理）等國際認證的知識框架，聊聊如何高效組織與管理會議，達成預(yù)期目標。

01?會議的目的：不僅僅是“開會”

會議是組織運行的血液，但70%的職場人認為「無效會議」吞噬了生產(chǎn)力。會議的核心目的不應(yīng)僅僅是“開個會”，而應(yīng)該是為了有效地溝通信息、解決問題、推動決策和激發(fā)創(chuàng)新。

不同類型的會議有不同的目標：

決策會議：聚集關(guān)鍵決策者，快速解決爭議或做出戰(zhàn)略決策。
進展跟蹤會議：定期匯報項目進度，調(diào)整計劃，確保目標按時完成。
需求分析會議：集結(jié)干系人，深入挖掘需求并達成共識。
頭腦風(fēng)暴會議：激發(fā)創(chuàng)意，尋找創(chuàng)新解決方案或改進方法。
……

除此之外，職場中還有各種形形色色的“會”，小艾老師給大家大致羅列一下，大家看看都有參加過嗎？

會議類型	會議目的	會議對象	會議要解決的問題	建議方式
“摸底會”	了解現(xiàn)狀和關(guān)聯(lián)方的態(tài)度	所有關(guān)聯(lián)團隊的決策人	摸清楚會議討論事件所要面對的現(xiàn)狀，特別是大家對于你想要推動事務(wù)的態(tài)度	小范圍圓桌會議（圓桌代表公平）
“吹風(fēng)會”	給會議進行造勢	所有關(guān)聯(lián)團隊的決策人及核心骨干	對所要推動事務(wù)進行“造勢”，讓大家認識到事情的重要性/正確性	講臺式的大范圍會議
“協(xié)調(diào)會”	解決事務(wù)推動過程中發(fā)現(xiàn)的問題	部分團隊的決策人及部分核心骨干	對推動過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行解決，解決推動過程中存在的“負面”事項	小范圍圓桌會議
“決策會”	對事務(wù)進行決策，明確每個關(guān)聯(lián)方的責(zé)任和范圍，并制定工作計劃	所有關(guān)聯(lián)團隊的決策人及核心骨干	達成對事務(wù)的統(tǒng)一認知并明確各個關(guān)聯(lián)方的職責(zé)和工作	方桌會議（體現(xiàn)主次）
“碰頭會”	及時同步信息	會議負責(zé)人下級的負責(zé)人員	日常工作中關(guān)聯(lián)方信息不同步	小范圍短時間的會議，比如站會
“通氣會”	及時向上/外同步信息	更高級別的決策人	日常工作中上下級/內(nèi)外信息不同步	發(fā)布會或者通過通告郵件等方式替代

在PMP和CBAP認證的知識框架中，都會提到，會議需要有清晰的目的，并且每次會議都應(yīng)該與項目或組織的目標相對接，不能跑偏。

02?會議的準備：目標明確與議程清晰

高效的會議從精心準備開始。沒有明確目標和結(jié)構(gòu)化議程的會議，往往會陷入混亂和無效討論。根據(jù)PMP和CBAP的推薦實踐，準備工作可以從以下幾個方面入手：

2.1 設(shè)定會議目標

確保會議目標明確。目標不清晰的會議往往會導(dǎo)致討論偏離核心話題，浪費時間。目標可以是：

決策：明確需要做出哪些決策，并確保與會人員具備做出決策的能力和信息。
問題解決：討論現(xiàn)存的問題并提出解決方案。
信息傳遞：更新項目狀態(tài)或與會者的行動項。
……

在 PMP 中，項目啟動前需明確項目目標，會議也是如此。只有明確了會議的目的，才能確定會議的議題、參與者等后續(xù)一系列要素。CBAP 則強調(diào)需求的明確性，在會議組織中，明確會議目的也是為了確保會議能夠滿足與會者的需求，避免無目的的討論和時間的浪費。

2.2 準備議程

根據(jù)會議目標，制定一個詳細的議程，確保每個議題都在規(guī)定時間內(nèi)討論完畢。議程應(yīng)包括：

會議時間、地點與參會人員
每個議題的時間分配
每個議題的責(zé)任人和討論內(nèi)容
……

議程的設(shè)計應(yīng)圍繞會議目的展開，合理安排議題的順序和時間分配。PMP 中的項目計劃制定強調(diào)合理安排時間和資源，會議議程的設(shè)計也是如此。要確保每個議題都有足夠的時間進行討論，同時避免時間的浪費。議程的準備還需要符合CBAP的“需求分析”的原則，確保每個討論內(nèi)容都能推動需求的明確和方案的落實。

小知識：會議設(shè)計的「ROAR」黃金模型

1）?R（Rules）規(guī)則先行

提前發(fā)送包含「決策樹」的議程模板，例如：「需求評審會」采用「需求陳述（10min）→ 風(fēng)險提問（15min）→ 優(yōu)先級投票（5min）」流程
設(shè)備調(diào)試、材料打印等會前準備需在「檢查清單」中量化，如投影儀測試需在會前30分鐘完成

2）?O（Outcome）成果導(dǎo)向

運用「需求跟蹤矩陣」，將會議結(jié)論映射到業(yè)務(wù)目標，例如：「通過A方案」對應(yīng)「年度客戶滿意度提升15%」
決策類會議必須輸出「行動日志To Do List」，包含負責(zé)人、交付物、截止日期三要素

3.）A（Alignment）共識對齊

引入「五步共識法」：沉默書寫觀點 → 輪流發(fā)言 → 聚類整理 → 加權(quán)投票 → 總結(jié)確認
針對沉默者采用「1分鐘速寫」技巧，要求每人用便利貼寫下核心觀點

4.）R（Review）持續(xù)改進

復(fù)盤會參照「經(jīng)驗教訓(xùn)登記冊」，從「流程效率」「決策質(zhì)量」「參與度」三個維度打分
使用「停車場板」技術(shù)處理跑題內(nèi)容，_在48小時內(nèi)通過郵件跟進

2.3 確定參會人員

根據(jù)議題的性質(zhì)，邀請相關(guān)干系人、項目經(jīng)理、業(yè)務(wù)分析師以及其他關(guān)鍵角色。確保與會者的參與能為會議增值，避免不相關(guān)人員占用時間。

在 PMP 的人力資源管理中，強調(diào)團隊成員的選擇應(yīng)基于項目需求。同樣，會議參與者應(yīng)是與會議主題密切相關(guān)的人，他們的知識、經(jīng)驗和見解能夠為會議帶來價值。CBPP 關(guān)注業(yè)務(wù)流程中的角色和職責(zé)，在會議中，明確每個參與者的角色和職責(zé)也很重要，如主持人、記錄者、發(fā)言人等，以確保會議的順利進行。

小知識：參會人員角色分配的原則

角色清單：發(fā)起人（制定章程）、協(xié)調(diào)人（控制流程）、記錄員（輸出會議紀要）
利益圖譜：運用「RACI矩陣」標注參會者角色，避免「該來的沒來，不該來的刷存在感」

負責(zé)執(zhí)行（R = Responsible）：具體負責(zé)操控項目、解決問題的角色。任務(wù)可由多人分工，其程度由A決定。
負責(zé)批準（A = Accountable）：對任務(wù)負全責(zé)的角色，只有經(jīng)其同意或簽署之后，項目才能得以進行。每一個任務(wù)活動只能有一個A。
咨詢（C = Consulted）：在任務(wù)實施前或中提供指定性意見的人員。為雙向溝通模式，需為A提供充分必要的資訊。
告知（I = Informed）：及時被通知結(jié)果的人員，不必向其咨詢、征求意見。為單向溝通模式。

03?會議的執(zhí)行：高效管理與有效溝通

會議開始后，如何高效地執(zhí)行、保持討論的目標導(dǎo)向，避免偏離主題，是成功的關(guān)鍵。根據(jù)PMP和CBAP的框架，以下幾點至關(guān)重要：

3.1 設(shè)定時間管理

時間管理是所有會議的關(guān)鍵。在PMP中，時間管理被視為項目成功的基礎(chǔ)。每個議題必須在規(guī)定的時間內(nèi)討論完畢，避免討論無關(guān)內(nèi)容。會議主持人應(yīng)時刻監(jiān)控時間，確保每個議題都按計劃進行。

3.2 保持結(jié)構(gòu)化討論

對于復(fù)雜的議題，尤其是決策或頭腦風(fēng)暴會議，確保討論有序，避免無效爭論。CBAP框架提到，引導(dǎo)式討論是解決問題和明確需求的關(guān)鍵。通過使用適當?shù)挠懻摷记?，如開放式問題和分組討論，幫助與會者集中精力解決核心問題。

3.3 記錄與追蹤

會議記錄不僅是對討論內(nèi)容的歸檔，也是后續(xù)行動計劃的基礎(chǔ)。CBPP框架特別強調(diào)過程跟蹤與改進，確保每次會議后的行動項都能得到追蹤和執(zhí)行。每個決策、問題解決方案或行動項都需要記錄，并分配責(zé)任人和截止日期，確保會議成果落地。

04?會議后的跟進：執(zhí)行與反饋

會議結(jié)束后，許多人容易忽視后續(xù)跟進。然而，項目管理、業(yè)務(wù)分析和業(yè)務(wù)流程管理的精髓，恰恰在于行動項的落實。以下是會議后應(yīng)采取的步驟：

4.1 整理和發(fā)送會議紀要

依據(jù)PMP的文檔管理規(guī)范，快速整理出詳細的會議紀要。紀要中要包含會議的關(guān)鍵結(jié)論、行動計劃、責(zé)任人以及時間節(jié)點等內(nèi)容。會后及時將會議紀要分發(fā)給所有與會者，確保每個人都清楚討論的重點和下一步的行動項。紀要應(yīng)包括：

會議目標和討論的主要內(nèi)容
決策和待辦事項
責(zé)任分配和截止日期
……

4.2 執(zhí)行與監(jiān)督

設(shè)立跟進機制，定期檢查行動計劃的執(zhí)行情況，確保每個行動項都被執(zhí)行。運用PMP的項目監(jiān)控方法，及時發(fā)現(xiàn)并解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。根據(jù)CBAP和CBPP的持續(xù)改進思想，適時調(diào)整行動計劃。項目經(jīng)理或業(yè)務(wù)分析師要定期跟蹤會議決策的執(zhí)行情況，并在下一次會議中進行反饋。

4.3 收集反饋與評估

_后，進行會議反饋，了解與會者對會議效果的看法，并根據(jù)反饋持續(xù)改進會議的組織方式。依據(jù)PMP、CBAP國際認證框架中的經(jīng)驗教訓(xùn)總結(jié)原則，分析會議的優(yōu)點和不足，為今后組織類似會議提供參考。

好了，今天的分享就到這里。下面是小艾老師的廣告時間。

小艾老師覺得，無論是項目管理中的決策會議、需求分析，還是流程優(yōu)化，會議都是實現(xiàn)組織目標、解決問題和促進創(chuàng)新的關(guān)鍵工具。借助PMP、CBAP和CBPP等國際認證的知識框架，我們可以更加高效地組織和管理會議，確保會議不只是形式，而是能夠推動實際成果的發(fā)生。比如：

借助PMP進行風(fēng)險管控

在會議章程中設(shè)置「熔斷機制」：超時15%立即啟動「決策加速程序」，通過「30秒立場陳述+匿名投票」收尾
……

借助CBAP進行需求管理

需求討論會采用「用戶故事地圖」，通過橫向（業(yè)務(wù)流程階段）和縱向（用戶痛點）雙維度拆解
使用「MoSCoW法則」進行優(yōu)先級排序：Must have/Should have/Could have/Won't have
……

借助CBPP進行流程優(yōu)化

會議效能評估納入「PDCA循環(huán)」：每月統(tǒng)計「決議執(zhí)行率」「平均決策時長」等指標，作為流程優(yōu)化依據(jù)
采用「六西格瑪」的DMAIC方法改進會議缺陷，如用魚骨圖分析「議而不決」的根因
……

贊

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