把事情講清楚說明白，這個是基本功！一個公式教你：如何匯報項目工作？

原創(chuàng)2025-01-10小艾老師

PMP 認證是由美國項目管理協(xié)會（PMI）發(fā)起的，嚴格評估項目管理人員知識技能是否具有高品質(zhì)的資格認證考試。PMP 認證在全球206個國家和地區(qū)得到了廣泛的認可，是項目管理領域含金量最高的認證。

中文名PMP項目管理認證
英文名Project Management Professional
英文簡稱PMP
頒證機構(gòu)PMI（美國項目管理協(xié)會）
證書類別項目管理，PM
同類認證PRINCE2、國家軟考（中項/高項）

我們每天都在做各種匯報，或向領導、或向團隊，或者面對客戶?？墒悄阌袥]有發(fā)現(xiàn)，有時候講了半天，大家還是一頭霧水？為什么有時候我們明明知道情況，卻還是講得不清楚？這不只是“表達能力”的問題，而是你是否抓住了把事情講清楚的核心。

如果你希望在工作中成為一個能把事情講清楚的人，其實這并不復雜。有一個很實用的公式可以幫助你把事情講清楚：現(xiàn)象 + 問題 + 訴求。這個公式不僅僅是一個說話的框架，也是一種溝通和思考的方式。只要學會運用，匯報就能變得清晰、精準、有效。

01?現(xiàn)象：現(xiàn)象描述要全面

你可能覺得：“我講的東西挺直白的，為什么還不清楚？”其實，很多時候我們把“現(xiàn)象”描述得不夠全面。

舉個例子，假設你是項目經(jīng)理，在做匯報時，你可能會說：“A團隊沒按時交付身份驗證接口?！边@看似已經(jīng)講得很清楚了吧？但仔細想想，這種說法只是講出了問題的表面現(xiàn)象，卻沒有深入到問題的根源。別人會很難理解延期的具體影響。

你需要進一步補充，比如：

項目進度受到的具體影響：你負責的部分被拖慢了，可能導致整體的項目延期；
延期的原因：A團隊未按時交付，是否是因為人手不足、需求變化，還是其他原因；
可能的后果：延期是否會導致上線推遲、客戶受影響，或者后續(xù)資源調(diào)配上的問題。

想想看，講得更清楚一點，應該是這樣的：“我們依賴的A團隊原定于xx月xx日交付身份驗證接口，但他們由于開發(fā)資源不足未能按時交付，導致我們的功能無法按計劃上線，預計項目延期兩天?！?/p>

這一下，聽眾立馬能get到延期的原因、延期的影響，以及后續(xù)可能帶來的風險。但如果沒有這些細節(jié)，你的聽眾就只能像在“霧里看花”，根本看不清問題的全貌。

02 問題：分析問題，多問幾個為什么

把事情講清楚不僅僅是描述現(xiàn)象，接下來的重點是分析問題的根源。你要通過深入的分析，找出問題的核心，而不是停留在表面。記住，多問幾個“為什么”，剖析出問題背后的深層次原因。

舉個例子，假設A團隊的延期你已經(jīng)講清楚了，但“為什么他們會延期？”才是你真正需要問的核心問題。

是因為A團隊開發(fā)資源不足？
是因為需求變化導致的優(yōu)先級調(diào)整？
還是溝通問題，A團隊沒提前報告風險？

你必須挖掘出深層的原因，知道問題根源在哪，才能真正解決問題。而不是單純地說：“A團隊延期了，項目進度受影響?！边@就像表面看到汽車在路上拋錨，實際上，可能是發(fā)動機故障、油量不足，還是輪胎爆了，原因不同，解決辦法也不同。

因此，問題定義的關(guān)鍵是深挖根因，避免只停留在“發(fā)生了什么”，而要追溯到“為什么會發(fā)生”。

03?訴求：明確提出你的訴求以及你的解決方案

問題找清楚了，接下來你得明確訴求，把解決方案提出來。匯報不光是陳述問題，_重要的還是明確提出你需要什么支持，以及接下來該怎么做。

假如你只是說：“A團隊的接口沒按時交付，我們項目進度受影響。”這樣的話，領導聽了就只能無所適從：“那我該怎么辦？”如果你能在匯報中直接提出訴求，比如：

“我們希望A團隊能盡快評估進度，提供新的交付時間?！?/li>
“希望能協(xié)調(diào)追加開發(fā)資源，確保延期兩天的工作能夠趕上。”
“建議考慮調(diào)整產(chǎn)品優(yōu)先級，_關(guān)鍵功能按時上線?！?/li>

這下，問題和解決方案就都清楚了。領導聽完后，立刻知道你要什么，接下來應該如何推進。訴求要明確且可操作，讓聽眾清楚知道如何配合你才能解決問題。

04?不是因為天生口才好，而是因為掌握了這個公式

你會發(fā)現(xiàn)，所有能把事情講清楚的人，他們的匯報能力都建立在深入問題、精準定位的基礎上。比如在項目管理中，有些項目經(jīng)理總能把復雜的項目問題用簡潔的語言講得清清楚楚，不是因為他們天生口才好，而是因為他們已經(jīng)掌握了一個簡單的公式。

這個公式就是：現(xiàn)象+問題+訴求。

其實，不管是PM項目經(jīng)理還是BA業(yè)務分析師，都可以通過不斷練習這個公式來提升自己表達問題的能力。我們常常會遇到很多看似復雜的問題，尤其在跨部門溝通時，更容易迷失在各種細節(jié)中，_終導致溝通無效或低效。

通過現(xiàn)象+問題+訴求的這個公式，我們可以在匯報時先從現(xiàn)象入手，把項目進展、團隊問題、業(yè)務需求等背景信息講清楚；然后從問題的根本原因出發(fā)，定義核心問題，避免只停留在表面；_后明確訴求，告知團隊或領導具體需要他們做什么。這樣，匯報的內(nèi)容就能清晰、簡潔且有針對性。

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好了，今天的分享就到這里。如果你希望了解并學習更多項目匯報及管理方面的知識、方法與技能，建議參加PMP項目管理認證。

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