先定一個(gè)小目標(biāo)：做好一個(gè)項(xiàng)目日?qǐng)?bào)？

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原創(chuàng)2019-10-12小艾老師

有沒(méi)有那么一天，你開(kāi)開(kāi)心心地完成了當(dāng)天的收尾工作，感覺(jué)今天可以正?；丶蚁硎芤幌录业臏嘏蛣傎I的懶人沙發(fā)。但是郵箱里那些密密麻麻的新郵件卻告訴你你的美好愿望只是水中泡影，唯有加班才是生活的真諦？

一般這些臨近下班發(fā)過(guò)來(lái)的郵件都是當(dāng)天各個(gè)子業(yè)務(wù)模塊的日?qǐng)?bào)，包括項(xiàng)目勘測(cè)、審批進(jìn)度、權(quán)限審批、流程變更、進(jìn)度匯報(bào)亂七八糟等多個(gè)部分，內(nèi)容亂就算了，形式也不夠統(tǒng)一，想要在短時(shí)間內(nèi)處理干凈比登天還難（安心加班啦~）。

在項(xiàng)目逐步推進(jìn)的過(guò)程中，這種形式問(wèn)題往往會(huì)越來(lái)越嚴(yán)重，因此項(xiàng)目組可能會(huì)常常變更對(duì)應(yīng)的日?qǐng)?bào)形式。這邊一變，客戶又需要重新去適應(yīng)新模板報(bào)告的形式，次數(shù)少還好，次數(shù)一多直接影響客戶的滿意度，甚至引起部分客戶的投訴。

面對(duì)這種情況，項(xiàng)目組迫切需要優(yōu)化和改進(jìn)現(xiàn)有的日?qǐng)?bào)模板，在項(xiàng)目初期就盡可能多的考慮各種特殊情況，給出一份客戶認(rèn)可、操作性強(qiáng)、便于管理的高效率報(bào)告。

一般來(lái)說(shuō)這種日?qǐng)?bào)主要有以下幾個(gè)問(wèn)題：

每日日?qǐng)?bào)數(shù)量較多，但是模塊之間關(guān)聯(lián)性卻并不強(qiáng)，當(dāng)需要查找對(duì)應(yīng)的其他信息的時(shí)候，需要逐個(gè)打開(kāi)其他日?qǐng)?bào)查閱相關(guān)狀態(tài)，難以操作；

● 不同負(fù)責(zé)人制作的日?qǐng)?bào)形式差別較大，形式不統(tǒng)一，不方便他人閱讀；

● 部分負(fù)責(zé)人在發(fā)送日?qǐng)?bào)時(shí)偶爾誤將錯(cuò)誤的版本發(fā)送出來(lái)，對(duì)下游人員造成誤解，容易造成錯(cuò)誤發(fā)生；

● 部分日?qǐng)?bào)內(nèi)容包含的狀態(tài)較多，導(dǎo)致需要統(tǒng)計(jì)的信息量太大，占用較多的時(shí)間和精力進(jìn)行管理；

● 部分信息歸類不明，在進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)無(wú)法對(duì)其進(jìn)行合并，對(duì)后續(xù)流程產(chǎn)生影響。

看起來(lái)不起眼的日?qǐng)?bào)居然還有這么多的問(wèn)題，已經(jīng)大大影響了項(xiàng)目組成員的日常工作效率。那么如何解決這個(gè)問(wèn)題呢？

1、簡(jiǎn)化日?qǐng)?bào)數(shù)量

將可以合并的日?qǐng)?bào)進(jìn)行合并，發(fā)送到統(tǒng)一接口人后再整合發(fā)送，其他項(xiàng)目人員只需要將各自負(fù)責(zé)的部分發(fā)送給統(tǒng)一接口人即可。例如可以把審批進(jìn)度報(bào)告和每日站點(diǎn)日?qǐng)?bào)放在一起，這種將相關(guān)文件合并在一起的方式可以清晰明了的展示項(xiàng)目的進(jìn)展，便于項(xiàng)目組成員和客戶閱讀。

2、采用公式的形式制作報(bào)表

對(duì)于狀態(tài)較多，類別較多的日?qǐng)?bào)報(bào)表，可以采用公式的形式來(lái)實(shí)現(xiàn)。如將報(bào)表按照各個(gè)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人來(lái)篩選，同時(shí)每個(gè)設(shè)備站點(diǎn)都具有不同的狀態(tài)，這些信息都需要進(jìn)行大量的計(jì)算篩選，如果讓個(gè)人進(jìn)行手動(dòng)計(jì)算會(huì)占用大量的時(shí)間。然而當(dāng)我們運(yùn)用公式實(shí)現(xiàn)的時(shí)候，就可以非常迅速的得到我們想要的統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)結(jié)果，簡(jiǎn)單快捷，極大的節(jié)省了日?qǐng)?bào)負(fù)責(zé)人（你）的統(tǒng)計(jì)時(shí)間和精力。

3、用圖表進(jìn)行形象描述

除了利用數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，我們還可以采用柱形圖表之類的可視化內(nèi)容對(duì)每日日?qǐng)?bào)進(jìn)行更形象的描述，通過(guò)圖表方式我們不僅可以直觀地看到每個(gè)狀態(tài)的信息數(shù)量，還能非常輕松的從圖中定性得到我們想要的數(shù)據(jù)信息，包括已經(jīng)完成的設(shè)備安裝站點(diǎn)比例和需要下一步推動(dòng)的信息。此外，一般客戶也會(huì)比較喜歡這種圖形化的報(bào)表，認(rèn)可度較高，而且美觀整潔，便于閱讀，可以刷一波好感度。

4、合理設(shè)置分組篩選

隱藏掉只對(duì)日?qǐng)?bào)負(fù)責(zé)人有用而不需要其他人關(guān)注的內(nèi)容，這些內(nèi)容往往是作為基礎(chǔ)信息，為提供后續(xù)站點(diǎn)相關(guān)狀態(tài)提供條件的，當(dāng)我們把工作總結(jié)以日?qǐng)?bào)的形式發(fā)送出來(lái)的時(shí)候，需要把這些無(wú)關(guān)的、或者說(shuō)是暫時(shí)無(wú)關(guān)的信息隱藏掉。在這些簡(jiǎn)化報(bào)表的方法中，分組篩選是_簡(jiǎn)單的一種。在涉及到該類問(wèn)題的時(shí)候，可以采用這種分組的方式來(lái)管理相關(guān)列，這樣既方便又可以大大加快速度，有利于日?qǐng)?bào)的管理和優(yōu)化。

5、合理設(shè)置狀態(tài)信息

我們知道在項(xiàng)目組進(jìn)行交付的過(guò)程中，需要確保每一個(gè)設(shè)備站點(diǎn)都有相關(guān)進(jìn)度信息，包括是否有審批報(bào)告、勘測(cè)是否進(jìn)行、報(bào)告是否審批通過(guò)、合同內(nèi)容是否正確對(duì)應(yīng)、客戶下發(fā)的PO是否收到等等，這些狀態(tài)都需要我們對(duì)其進(jìn)行管理和記錄，如果狀態(tài)太多，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的歸類和管理，因此在對(duì)設(shè)備站點(diǎn)進(jìn)行記錄的時(shí)候，必須要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、分類進(jìn)行表述，_日?qǐng)?bào)的可讀性和易用性。

作為通告項(xiàng)目組進(jìn)展的重要文件之一，項(xiàng)目組日?qǐng)?bào)的好壞直接關(guān)系到項(xiàng)目組成員能否正確把握項(xiàng)目總體進(jìn)度，及時(shí)地推動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)順利交付，_項(xiàng)目按期完成。

所以作為一個(gè)_而正直的項(xiàng)目經(jīng)理，在項(xiàng)目初期階段就應(yīng)該設(shè)置一個(gè)_且合理的模板，盡可能地將各種情況都考慮在內(nèi)，_日?qǐng)?bào)在形式上的統(tǒng)一，同時(shí)也避免反反復(fù)復(fù)的多次修改（和被懟）。其次還需要考慮項(xiàng)目中各個(gè)模塊的統(tǒng)籌規(guī)劃，去掉繁瑣冗余和相關(guān)度不高的部分，以簡(jiǎn)化日?qǐng)?bào)的日常處理工作，這樣對(duì)項(xiàng)目順利交付無(wú)疑有著極大的好處。

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